Planlagte tiltak

Siden er under oppbygging. 

Grunntanken bak alle planlagte tiltak er å heve kvaliteten på arbeidet kommunen gjør for våre innbyggere og næringslivet. For å få til det må systemene i bakkant og kompetansen til medarbeidere må være av tilstrekkelig kvalitet. Det aller meste kan vi ivareta selv, men enkelte tiltak krever at våre leverandører utfører endringer i sine systemer (systemutvikling). 

 

Brukerretta tiltak

Gjenstår Brukerretta tiltak

Demorom velferdsteknologi

Demorom for velferdsteknologi kan enkelt etableres i eksisterende rom på Linåkertunet. Målet med tiltaket er å ha et realistisk utformet rom, med de ulike sensorer og hjelpemidler som fins innen velferdsteknologi i dag. Det er i hovedsak tenkt investert to av hver sensor, slik at en kan lånes ut til potensielle brukere/pårørende.

Rommet er tenkt som et visningsrom for bruker/pårørende, og et opplærings/ testingsrom for ansatte der de kan gjøre seg kjent med teknologien, prøve og feile uten at brukere er involvert.

Tiltaket forventes å gi stor ringvirkningseffekt, både i form av økt selvstendighet for bruker, som ved hjelp av velferdsteknologi kan bo lengre hjemme, klare seg mer selv og få økt selvråderett over hverdagen sin. Det vil gi økt trygghet for pårørende, og økt kunnskap, motivasjon og trygghet for de ansatte. Tjenesteenheten kan også unngå store feilinvesteringer, gjennom å prøve utstyret i liten skala først. 

Gevinst: 

  • Beboer og pårørende: Skape trygghet gjennom å kunne se og prøve utstyr, ivareta mestringsfølelse, selvstendighet og mulighet til å bo lengre i eget hjem.
  • Kommune: Å ha et eget testmiljø vil kunne medføre økt forståelse for velferdsteknologi, enklere opplærings av ansatte, ufarliggjøring, redusert risiko for storskala feilinvesteringer. 

Periode: Høst 2018 

Tiltaksnr i strategi: 5

Tiltaket er finansiert ved hjelp av avsatte digitaliseringsmidler (2018 - 2020).

Status:

 

Ny samhandlings- og telefoniløsning

Målet med samhandlings- og telefoniløsningen i kommunen er at brukerne skal komme i raskt kontakt eller få umiddelbar beskjed om at vedkommende ikke er tilstede. For å unngå kø på sentralbordet, er det ønskelig med et automatisk flervalgssvar der innringer kan komme til riktig enhet/avdeling.

Telefonisystemet i Ringebu kommune består av fasttelefoner, kommunale og private mobiltelefoner og lynmeldingstjenester med telefoni, slik som Skype. Telefonsentralene og fasttelefonsystemet er på vei ut, og det er behov for å tenke framtidsretta. Tiltaket inkluderer en tverrfaglig LEAN-prosess med flere delkartlegginger, kravstillelse og valg av løsning, implementering og evaluering. Sentralbordløsningen (TRIO) er lik for alle midtdalskommunene, den gang etablert for å kunne bistå hverandre i kriser. Helse og Omsorg er i et teknologisk samarbeid med IKOMM rundt bruk av fagprogram, og innføring av velferdsteknologi. Valg av løsning er derfor ikke uten konsekvens for våre samarbeidspartnere.

Hvilke medier det er mest naturlig å ha opplæring på er også i endring. Flere medarbeidere vil få touch-skjermer, nettbrett og mobiltelefoner som sine mest brukte verktøy, mens medarbeidere som er på kontor gjerne har bærbar pc med to skjermer. Skal opplæringen bli mest mulig realistisk vil det være essensielt å kunne bruke riktige utstyr.

Andre tiltak som inngår i dette: 

  • TF09: Verktøy for mottak og arkivering av uformell dialog
  • IKT22: Ta i bruk facebook workplace
  • HO09: Digital plattform for informasjon
  • TF13: Synkronisere mobil mot kalender og sentralbord, Vurdere behovet for fasttelefon, Sentralbord med flervalgs-svar. 

Kostnad: 

Forberedelse: 50 000-, konsulentbistand + intern tid: 450 timer. Valg av løsning vil avgjøre kostnad på innkjøp og implementering. 

Gevinst: Ensarta kommunikasjonsform, mindre ventetid, lavere terskel for å spørre om hjelp, mer presis og effektiv samhandling med innbygger. 

Periode: Høst 2018 - Vår 2019

Tiltaksnr i strategi: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7

Tiltaket er finansiert ved hjelp av avsatte digitaliseringsmidler (2018 - 2020).

Status:

Lean-arbeid

Tiltak som foreslått løst ved hjelp av Lean-arbeid er: 

  1. Rutiner for papirbruk ved tildelingskontor
  2. Innføring av e-rom
  3. Kobling mellom digitalt tilsyn og bruk av trygghetsalarmer,
  4. Bruk av sosiale medier

Les mer om Lean-arbeid i artikkelen om verktøykassa .  

Tiltaket er finansiert ved hjelp av avsatte digitaliseringsmidler (2018- 2020). 

 Status: 

E-rom

E-rom er berøringsskjermer som installeres på hvert rom til bruk i pasientbehandling og som dokumentasjonsverktøy. Pleieren setter inn sitt personlige id-kort i leseren, og skjermen «låses opp» slik at tiltakslisten på den aktuelle pasient kommer opp. Pleieren kan gå igjennom tiltakene og «hake av» etter hvert som de blir utført. Kommentarer og oppfølgingspunkter kan legges inn der og da, i stedet for at pleieren må gjøre dette på vaktrommet etterpå. Når pleier tar ut kortet av leseren lagres data og skjermen blir «svart».

IKT-avdelingen legger til rette for innføring av e-rom gjennom å legge inn nettverkstilkoblinger i alle rom på RES og Linåkertunet høsten 2018. Det er etablert et samarbeid mellom HO og IKT for å finne komme fram til best mulig plassering av skjermen på hvert rom. Flere ansatte har vært på omvisning i andre kommuner for å se på e-romsløsninger, og observasjoner og «intervju» med medarbeidere danner grunnlag for hvilke løsning Ringebu kommune går for.

Kostnad: 1 600 000,-

Gevinst: 

Bruker: 

  • Pleier er mer tilstede
  • Pleier har tilgang til tiltak og prosedyrer der bruker er
  • Redusert risiko for feilbehandling

Ansatt:

  • Kunne utføre arbeidet der og da.
  • Forenklet tilgang til prosdyrer og tiltak
  • Redusert fare for feilbehandling

Periode: 2018 - 2020

Tiltaksnr i strategi: 5

Tiltaket er finansiert ved hjelp egen bevilgning i økonomiplanen (2018 - 2021, prosjekt H110)

Status: 

Digitalisere resterende papirarkiv

Digitalisering av papirarkivet hos Plan og teknisk ble påbegynt i 2017. Nå er det satt av midler til å fullføre dette arbeidet, noe som vil gi mulighet til å ta ut effektene fullt ut i form av tilgang over alt, til en hver tid. Sammen med OCR-behandling vil tiltaket gi handlingsrom for medarbeiderne til å gå inn i andre forbedringstiltak, siden tidsbesparelsen antas å bli stor.

Kvalitative gevinster:

  • Innbygger: Økt bruk av arkivsøk, økt tilfredshet, økt kvalitet, økt tilgjengelighet, red. saksbehandlingstid.
  • Ansatt: Raskere søk, færre feil

Kvantitative gevinster:

  • 80 timer pr år (to ukesverk).

Periode: H18

Tiltaksnummer i strategien: 1

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer

Status: Noe forsinket på grunn av en periode med lav bemanning og behov for omprioritering av oppgaver.

Sosiale medier

I følge Ipsos MMI (SoMe-tracker Q417) har 3,5 millioner nordmenn en facebookprofil, 86 % av alle over 18 år. Snapshat og Instagram er de neste på listen med hhv 60 % og 54 % brukere. Dette viser at sosiale medier er en stadig viktigere kommunikasjonskanal, også for forvaltningen. Med sosiale medier følger nye muligheter og utfordringer, og en ensartet strategi for hvor, hvordan og til hva sosiale medier skal brukes av oppvekstenhetene er etterspurt (Fra tiltak O11).

Kommunen ønsker å bruke sosiale medier til å få råd og innspill, svare på spørsmål, følge med på meningsytringer, og til å spre kunnskap om hva som skjer i kommunen. Det er behov for å ta tak i hvordan sosiale medier kan brukes i fagsammenheng. Kommunen må regelmessig kartlegge og bestemme hvilke sosiale medier som er relevante for å forbedre innbyggerdialogen og treffe ulike brukergrupper. Feil bruk av sosiale medier, både i kommunal og privat regi kan medføre store skader på kommunens omdømme.   
Kommunen utarbeidet i 2016 egne retningslinjer for bruk av sosiale medier. Direktoratet for forvaltning og IKT (difi) kom Våren 2018 med en «Veiledning i sosiale medier for offentlig forvaltning». Tiltaket vil innebære å sy disse sammen til kommunale retningslinjer og sørge for at alle ansatte er kjent med- og forholder seg til disse.  

Gevinst: 
Innbygger:

  • Relevant info tilpasset målgruppa
  • Raskere info,
  • Info kommer direkte i feeden

Ansatt:

  • Forventningsavklaring,
  • Fokus på de mest effektive mediene
  • Når flere brukergrupper

Periode: H18

Tiltaksnr. i strategi: 7

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Innføring av digitalt tilsyn

Digitalt tilsyn er et av de viktigste tiltakene for å kunne sikre brukeren mulighet til å bo hjemme med god livskvalitet, selvstendighet, trygghet. Digitalt tilsyn er en samlebetegnelse på all sensorikk til bruk i pasientpleie og pasientoppfølging. Trygghetsalarmen danner grunnlaget, og kobles til alt fra komfyrvakt til dør- og bevegelsessensorer. Pleierne får beskjed så fort en alarm utløses, og slipper å forstyrre brukeren uhensiktsmessig. De fleste sensorene kobles opp mot trygghetsalarmen. Digitalt tilsyn er en del av samarbeidsprosjektet for velferdsteknologi i Sør- og Midtdalen. 

Gevinst: 
Bruker:

  • Trygghet
  • Selvstendighet
  • Sikkerhet
  • Mobilitet

Pårørende:

  • Trygghet

Pleier:

  • Ressursutnyttelse,
  • Trygghet,
  • Mestring

Periode: 19 - 20

Tiltaksnummer i strategien: 5

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Nytt personverndirektiv (GDPR)

Ny personopplysningslov (GDPR) trer i kraft 20.07.18. Ringebu har inngått samarbeidsavtale med Lillehammer om leie av fagressurs (personvernombud) i 20% stilling fra våren 2018. Personvernombudet skal bistå med tilrettelegging for- og implementering av GDPR-direktivet og arbeidet er i gang. 

Kostnad: Egeninnsats

Gevinst: 

  • Overholde regelverket,
  • Økt egenkontroll på personopplysninger (for ansatt og innbygger)

Periode: Høst 2018 - Vår 2019

Tiltaksnr i strategi: 8, 6

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Kart- og romplaner på LÅT og RES

Skjerminformasjon som viser kart og romplaner på Linåkertunet og Ringebu eldresenter vil gjøre besøkende og beboer bedre i stand til å finne fram. Våren 2018 ble det gjort en «brukerreise» gjennom Linåkertunet. Det er satt opp en ny foreløpig utgave av skilting for å se om den er slik brukerreisen ga svar om. Når den er testet ut vil ny skilting bli utført. Dette må finansieres over drift vedlikehold evt. søkes egen finansiering på. Det gjøres også endringer i plassering, slik at tildelingskontoret kommer rett ved siden av hovedinngangen. Tjenestelederne flytter sine kontorer, men de blir også i nærheten av inngangen. Dette finansieres av drift/vedlikehold. 

Kvalitative gevinster: 
Besøkende:

  • Redusert tidsbruk bedre brukeropplevelse
  • økt mestring

Administrasjon:

  • Mindre veiledning
  • Færre klager

Kvantitative gevinster: 

  • 120 timer pr år (10 min pr dag, 365 dager, 2 medarbeidere)

Periode: Høst 2018 - Vår 2019

Tiltaksnr i strategi: 6

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer

Status: 

Digitale søknadsskjema med sensitive opplysninger

Som flere andre tjenesteområder påpeker er det ønske om å kunne sende og motta søknadsskjema med sensitive opplysninger digitalt. Dette danner grunnlag for videre digital behandling, øker kvaliteten og effektivisere prosessen. Pr juli har vi ingen løsning tilgjengelig,  men samarbeidspartnere ser behovet, og vi håper å ha en løsning på plass innen utgangen av 2019. 

Kostnader: Anskaffelse: 50 - 55 000, deretter driftskostnad er fordelt på flere tjenesteenheter. 

Gevinst: 
Bruker:

  • Raskere behandlingstid,
  • Økt kvalitet

Administrasjon:

  • Fullstendig utfylte skjema
  • Bedre arbeidsflyt
  • Gjenbruksgevinst for andre enheter

Periode: 2019

Tiltaksnr i strategi: 6

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Status:

Få flere data inn i Min Eiendom

«Min Eiendom» er en nettbasert tjeneste fra Norkart som gir oversikt over de ulike tjenestene og engasjementene som er knyttet til den aktuelle eiendom i kommunen. Eksempel er skattebeløp, gebyrer, avfallsrutiner, feiervesen, etc. Det er ønske om å utvide «Min eiendom» med data fra plan- og byggesaksarkiv, status på registrerte søknader, forventet saksgang etc.

Gevinster:
Innbygger:

  • Lettere tilgjengelig informasjon på færre steder,
  • Økt innbyggerservice
  • Mer fornøyde kunder

Ansatte:

  • Redusert tidsbruk 

Periode: 2020

Tiltaksnr i strategi: 6

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Status: Ikke påbegynt.

 

Sikre nok kunnskap om digitalisering

For at politikere og administrativ ledelse skal kunne fatte gode beslutninger trengs kunnskap om digitalisering, hva det vil gi innbyggere og næringsliv, og hvordan kommunen tenker å bruke dette som virkemiddel for å øke verdiskapningen. Handlingsplan for digitalisering vil være ett grunnlag, samtidig som digitalisering har vært- og vil være viktig tema i de naturlige treffpunkt for politisk- og administrativ ledelse framover.  

Endring av arbeidsmetode handler i stor grad om kulturendringer. Som Peter Drucker sa,«Culture eats strategy for breakfast». Skal man endre kulturen trengs en bevisst ledelse på alle nivå, med klare avtaler, jevnlig oppfølging og evaluering.  

Peter Drucker (1909-2005): Av mange omtalt som «De moderne lederstudienes far» og er en av klassikerne innen markedsføring og forretningsledelse.

Gevinst: 

Sikre forståelse for-, og økonomiske rammer til gjennomføring av digitaliseringstiltak.

Tiltaksnr i strategi: 1 - 8

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Interne kompetansehevingstiltak

Tiltaket er en oppsummering av mange ulike tiltak: 

  • Definere minimumskompetanse innen IKT
  • Kurs og opplæring i fag- og støttesystem 
  • Etablere nytt opplæringsrom IKT
  • Kurs og opplæring i bruk av ipad og nytt klasse/møteromsutstyr hos ansatte i skole/ barnehage. 
  • Retningslinjer for superbrukerrollen.

Avsatte midler: 

  • Planlegging: 30 000  
  • Gjennomføring: 450 000
  • Kursing av superbrukere: 100 000
  • Eksterne kursholdere: 150 000 

Gevinst:
Medarbeidere:

  • Forventningsavklaring, ansvarliggjøre medarbeider og ledelse, legge til rette for målrettet opplæring

Innbygger og ansatt:

  • Raskere saksbehandling, færre feil, mindre dobbeltarbeid Ansatte: færre helseskader (ergonomi)

Elever:

  • Økt motivasjon, fremtidsretta kunnskap, variert undervisning, tilpasset opplæring. Ansatte: økt trygghet, motivasjon, selvstendighet, kreativitet, handlingsrom, ta ut effekt av verktøy

Superbrukere:

  • Forventningsavklaring, lik tilgang til kompetanse, økt kompetanse→ bedre utført tjeneste 

Periode: Vår 2019 - 2020

Tiltaksnr i strategi: 1, 2, 3, 6, 7

Tiltaket er finansiert ved hjelp av digitaliseringsmidler (2018-2020).

Hjemmeside

Hjemmesiden er en viktig kanal for å nå brukerne. En brukervennlig og velformulert nettside er et sterkt virkemiddel i målet om en «døgnåpen forvaltning». Målet er at brukeren skal finne det den er ute etter gjennom et godt oppsett, brukervennlig språk, godt utviklet søkefunksjon, godt utviklede FAQ-sider (freequently asked questions) og jevnlig avsetting av tid til oppdatering. 

Det vil være mye å hente på at kommunens hjemmesider er allmenn kjent og framstår som informative, profesjonelle og lettfattelige. Ved at fellestjenenesten er oppdatert på hva som finnes av informasjon på sidene vil de kunne bistå innringer med det de er ute etter og bidra til økt bekjentgjøring av sidene. Flere av tjenesteenhetene har mye informasjon på nettsidene allerede, så her kan vi tidlig lage en plan for bekjentgjøring.  

Kvalitative gevinster: 

Innbygger:

  • Lettere/ raskere å finne korrekt info
  • Tidsuavhengig oppslag/ hjelp
  • Flere positive opplevelser
  • Omdømmebygging.  

Ansatte:

  • Færre telefonhenvendelser
  • Korrekt-, lik og ryddig informasjon 

Kvantitative gevinster: 

Plan og teknisk: 1300 interne timer, 1300 innbyggertimer pr år

Tiltaksnr i strategi: 7

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Elektronisk kommunikasjon

Målet om å få digitalisert alle søknadsskjema på kommunale tjenester, både egne og interkommunale, forventes innfridd i handlingsplanperioden. Elektroniske skjema kan sperres for innsending dersom ikke skjema er fullstendig utfylt. Dette i seg selv vil ha en positiv effekt, men tiltaket gir ikke tilstrekkelig gevinst uten at innbygger og næringsliv tar skjema i bruk, og at prosessen rundt håndtering av skjema forenkles. Her vil fellestjenesten bidra med tilrettelegging, kursing og informasjon til innbygger, men hver tjenesteenhet har ansvar for å utarbeide skjema og endre arbeidsprosessene rundt dem. 

Ved å legge tilrette for at driftsmiljøet er satt opp for elektronisk dialog kan IKT-ressursene utføre konkrete oppgaver basert på tjenesteenhetenes behov. Det er opp til tjenesteenhetene å bestille tjenestene, men IKT vil gjennom sin kunnskap og sine systemer bidra med innkjøp, fasilitering og opplæring slik at enhetene får gode løsninger som passer inn i kommunens IKT-landskap.  

Elektronisk dialog kan gjøres i fagsystem, der leverandør tilbyr tjenesten, eller ved at kommunen legger tilrette for dette i våre driftsmiljø. 

Kvalitative gevinster: 

Innbygger:

  • Raskere saksgang
  • Fleksibilitet
  • Dekke et ønske fra innbygger 

Ansatt:

  • Raskere saksbehandling,
  • Færre feil

Kvantitative gevinster:

  • Byggesak: 1850 timer pr år
  • Vei, vann og avløp: 1500 timer pr år.

Tiltaksnr i strategi: 7

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Økt bruk av mobile løsninger

Å kunne koble seg opp mot kommunens arbeidsområder og få tilgang til fagsystemer uten å måtte være i et kommunalt bygg er viktig for mange brukergrupper. Dette øker brukerens mobilitet, derav ordet «mobile tjenester». Dette vil innebære tiltak for å få et stabilt Citrixmiljø, sikkert nettverk og god internettaksess. 

Gevinst: Økt fleksibilitet, effektivitet og tilgjengelighet

Tiltaksnr i strategi: 1

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

 

Infrastruktur og kjernefunksjonalitet

Gjenstår Infrastruktur og kjernefunksjonalitet

Skifte av tynnklienter i Helse og omsorgstjenestene

Investering i ny Citrix-klientplattform hadde egen bevilgning i økonomiplanen for 2017 og ble innkjøpt og installert høsten 2017. Utfordringen er å tilpasse plattformen til alle kommunens fagsystem og integrasjoner med eksterne driftsleverandører. NAV, Barnevern og flere enkeltbrukere har gått over på ny plattform med positive resultater. De som pr i dag bruker det gamle Citrix-miljøet forventes å være over på ny plattform innen utgangen av 2018. For å komme i land med tiltaket innen frist er det ønskelig å bruke av digitaliseringsmidlene for å investere i nødvendige tynnklienter.

Gevinst: Ensarta kommunikasjonsform, mindre ventetid, lavere terskel for å spørre om hjelp, mer presis og effektiv samhandling.

Periode: 2018 - 2018

Tiltaksnr i strategi: 1 - 6

Tiltaket er finansiert ved hjelp av avsatte digitaliseringsmidler (2018 - 2020).

Status:  

Tynnklientene er innkjøpt, men utfordring med pålogging til helsenett gjør at de ikke er implementert.

ROS-analyse for IKT infrastruktur

Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS) for IKT infrastruktur (servere og nettverk) ble igangsatt sommeren 2018. De funn som avdekkes her vil danne grunnlag for fremtidige tiltak. ROS-analysen forventes ferdigstilt høsten 2018

Kostnad: Egeninnsats 100 timer

Gevinst: 

  • Økt kvalitet, sikkerhet og driftsstabilitet. 
  • Lettere å avdekke svake punkt
  • Vurdere/ sette inn forbedringstiltak og overholde lovverk 

Periode: 2018

Tiltaksnr i strategien: 8

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Status: Tiltaket er satt på vent pga ressursmangel. Vil bli gjenopptatt. 

 

Policy for IKT brukerutstyr

Fra starten av 2010-tallet var det fokus på «bring your own device» både i skole og næringsliv. Elever og ansatte skulle bruke sitt eget utstyr, for å slippe å ha flere enheter å forholde seg til og for å kunne bruke kjent teknologi. I dag går man mer i retning standardisering. Enklere vedlikehold, felles brukerstøtte, mulighet for deling og samarbeid om dokumenter og like muligheter for alle, er tungtveiende argument. Selv om behov alltid kommer først, ønsker IKTavdelingen i størst mulig grad å bruke standardisert utstyr og programvare.   

Det er derfor behov for å utarbeide en policy for hvilke brukerutstyr IKT skal supportere og brukerbetingelser for disse.

Kostnad:  15 timer

Gevinst:

  • Bedre priser på utstyr
  • Standardisert opplæring og support
  • Redusert sårbarhet ved turnover

Periode: V19

Tiltaksnr i strategi: 8

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Status: Ikke igangsatt. 

 

Sikre redundans

Sikre redundans og oppgradering av sentrale komponenter for serverdrift for virksomhetskritisk infrastruktur og systemer ihht. ROS analyse vil kunne gi raskere gjenoppretting ved feilsituasjoner og mindre nedetid. 

Kostnad: 

Investering: 1 200 000,- evt leasing over 5 år: 1 290 000,- (inkl utskifting av dagens lagringsløsning)

Egeninnsats 40 timer 

Gevinst: 

  • Redusert risiko for nedetid og driftsavbrudd,
  • Bedre ytelse
  • Bedre brukeropplevelse.

Periode: 2019

Tiltaksnr i strategi: 1

(Søkt om egen bevilgning i økonomiplan for 2019.)

Status:

Policy for plattformbruk

Ved å begrense antall plattformer og hva slags utstyr som benyttes kan kommunen spare driftskostnader og rasjonalisere arbeidsoppgaver knyttet til IKT-drift. Behov for opplæringsmateriell og brukerstøtte vil også kunne forenkles. Likevel vil utstyr og programvare måtte tilpasses de arbeidsoppgaver som skal løses.  
 

Kostnad: Egeninnsats: 15 timer 

Gevinst: 

  • Standardisering,
  • Effektivitet
  • Bedre innkjøpsavtaler

Periode: Vår 2019

Tiltaksnr i strategi: Nytt (3)

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Øke bruken av e-link.

E-link er elektronisk dokumentasjon og meldingsutveksling mellom fagtjenestene i helse- og omsorg og legetjenestene/legevakt. Løsningen er en digital utveksling av IPLOS-data (personopplysninger, medisiner, diagnoser og kontaktpersoner) mellom aktørene, for eksempel via Gerica. Privatklinikkene bruker i liten grad e-link, noe som medfører at epikriser følger pasienten på papir, kopieres til de ulike aktørene, og  scannes inn på brukeren i Gerica.

Kvalitative gevinster: 

  • Forkorte ledd i prosessen,
  • Unngå feil,
  • Arkivere på rett bruker,
  • Kunne samarbeide med legen fra dag 1

Kvantitative gevinster: 

  • 15 min pr epikrise, + evt ekstra tur ut til bruker. 

Periode: Kontinuerlig

Tiltaksnr i strategi: 2

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Ringnett på kommunal fiber

Redundans i form av ringnett på kommunal fiber er et tiltak for å redusere risiko for nedetid ved skade på kommunal fiber. Plan og Teknisk har ansvar for å legge trekkerør i forbindelse med annet gravearbeid. Det mangler trekkerør og kabel på enkelte strekninger mellom kommunale lokasjoner før ringnettet kan etableres, men det er forventet at dette kan være på plass innen 2021. 

Gevinst: 

  • Øke/ bevare oppetid på servere
  • Økt sikkerhet og stabilitet.  

Periode:  2016 - 2020

Tiltaksnr i strategi: 1 - 6

Finansiering er ikke vedtatt. 

Skytjenester og systemer driftet av andre

Skytjenester (fra engelsk cloud computing) er enkelt sagt «jobb på Internett». Programvare og dokumenter ligger på Internett, ikke på egen pc eller server. Skytjenester kan kjøpes av ekstern leverandør, eller man kan ha skyløsninger som driftes lokalt. Ett eksempel er Visma Ressursstyring Web (turnusprogram), som ligger på server i kommunen. Ved eksterne skytjenester bruker- og betaler man for nødvendig kapasitet, og man kan raskt og enkelt skalere denne.  
Løsningen er tilgjengelig der brukeren er og mulighet til oppkobling fra ulike medier, fast eller midlertidig tilgang til tjenester gir økt brukervennlighet. Drifting av skytjenester kan være enklere og sikkerheten større. Ulempene kan være økte løpende kostnader knyttet til lisens eller bindingstid og økte utfordringer knyttet til integrasjoner med annen programvare. Ved bruk av skytjenester stilles samme krav til behandling av personopplysninger som ved lokal lagring, slik at konfidensialitet og brukers medbestemmelsesrett blir ivaretatt. 

Gevinst: 

  • Robusthet
  • Fleksibilitet
  • Lavere driftskostnader knyttet til egen maskinvare 

Tiltaksnr i strategi: 1

Finansiering vurderes i hvert enkelt tiltak.

 

Systemutvikling

Gjenstår Systemutvikling

Integrasjon mellom VAR healthcare og Gerica i felt

VAR healthcare er et nettbasert prosedyrebibliotek med ca 400 prosedyrer i sykepleie/ helsefag. Prosedyrene oppdateres kontinuerlig. På PC fungerer oppslag mot VAR direkte fra pasientens tiltakstliste, men det fungerer ikke på mobile enheter. I dag må prosedyrer skrives ut før pleieren drar på hjemmebesøk, ark må bringes inn og ut fra beboere, og i situasjoner kan pleier måtte dra fra pasienten under stell for å få hente riktig prosedyre. Arbeidet ute i felt er derfor mye mer krevende enn det trenger å være. Tiltaket forventes realisert ila 2018.

Kostnad: ingen

Gevinst: 
Bruker: 

  • Kvalitetssikring
  • Forhindre avvik

Ansatt: 

  • Spare tid
  • Slippe utskrift
  • Effektivitet - kunne løse problemer for bruker der og da
  • På sikt: lære seg prosedyren raskt

Periode: 17 - H18

Tiltak i strategien: 1, 2

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Kvalitetssystemet Compilo

Kvalitets- og styringssystemet Compilo ble tilgjengelig for kommunen i januar 2018. Dokumentmodulen ble introdusert, og arbeidet med å legge inn dokumenter startet. Avviksmodulen ble tatt i bruk i april. Funksjonaliteten utvides gradvis, og i løpet av høsten tas modulen for Risiko- og Sårbarhetsanalyse (ROS) i bruk. Når «Årshjulet» er implementert vil fokuset gradvis endres fra implementering til drift.  
For at systemet skal fungere må tjenesteenhetene bruke Compilo bevisst ved at bruk og vedlikehold av rutiner og rapporter inngår i den daglige drift hos både ledere og medarbeidere. Systemeier, superbruker og tjenesteledere vil ha en utvida rolle i dette arbeidet.  
 

Kostnad: 0,-

Gevinst: Ensarta og korrekt utførte rutiner

Periode: H18 / 19

Tiltaksnr i strategi: 3, 8

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Status: 

Datautveksling oppvekst

Oppvekst har samarbeid med flere interkommunale virksomheter, slik som Barnevern, NAV, PPT og Flyktningetjenesten. Enhetene har behov for å  utveksle informasjon, og i dag går dette stort sett på papir. Hver gang en opplysning må tas ut av et system, kopieres for så å punsjes inn igjen, vil det kunne skje feil, og brudd på regelverk rundt personopplysninger eller tap av informasjon vil kunne rammer den svake part. Sømløse integrasjoner, eller bruk av felles saksbehandlingssystem vil kunne gjøre overføring av data sikrere og mer effektivt. Arbeidet vil intensiveres i 2019-2020 når strukturen i de nyetablerte interkommunale selskapene er satt.

Gevinst: 

  • Slippe manuell håndtering av dokumenter 
  • Økt sikkerhet
  • Kvalitetsheving av tjenesten

Periode: 2019 / 2020

Tiltaksnr i strategi: 3

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Status: 

 

Bestillingsapp rus/psykisk helsetjeneste

Legekontor og helsesenter har hatt bestillingsmuligheter via app i flere år. Det er et ønske at brukere av rus- og psykisk helsetjeneste kan få samme mulighet til å bestille time. Dette vil spare tid for de ansatte, åpne opp for flere konsultasjoner, sikre at brukere kan bestille time når som helst på døgnet og senke terskelen for å søke hjelp.

Gevinst: 
Bruker:

  • Økt fleksibilitet

Ansatt:

  • Økt fleksibilitet,
  • Færre telefonhenvendels er,
  • Mer effektiv kundebehandling

Periode: 2019

Tiltaksnr i strategi: 7

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Status: 

Booking av kommunale bygg- og møterom

Bestilling av kommunale bygg- og møterom kan gjøres via Internett, men leietaker må møte opp i kommunehuset for å hente- og levere tilbake nøkler. Selv om bestillingsskjema er nettbasert gjør innbyggertorg, vaktmester og renholdere en betydelig jobb for å sikre en god opplevelse for leietaker. Prosessen består i dag av 10-20 steg, der de fleste kan automatiseres. Dersom vi får tilgang til en app hvor bestiller kan velge sted og tid, betale leie og låse seg inn via kodelås økes fleksibiliteten. Når leien er betalt får leietaker en kode til dørlåsen som kun fungerer den tiden rommet er bestilt. Dette vil spare betydelig arbeid for innbygger og ansatt og trolig øke bruken av møterommene. 

Kostnad: Ukjent

Kvalitive gevinster: 

Ansatte:

  • Spart antall henvendelser

Leietaker:  

  • Fleksibilitet og effektivitet
  • Slipper kommunal fakturering
  • Mindre reising
  • Tidsuavhengig 

Kvantitative gevinster: 

20-40 timer pr år.

Periode: Ukjent, så snart løsning er funnet. 

Tiltaksnr i strategi: 6

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Fjernavlesning av alle hus-vannmålere

Korrekt og regelmessig avlesning av vannmålerstanden er ønskelig for både eier og kommune. Fjernavlesing av alle hus-vannmålere er foreløpig på pilotstadiet, i et samarbeid mellom Norkart og blant andre Ringebu kommune. Så fort de nye vannmålerne er gode nok tas disse i bruk. Et skifte vil ta tid, og det er foreløpig ikke realistisk å forvente at tiltaket er gjennomført før 2020. 

Pilotprosjekt sammen med Norkart.

Gevinst: 

  • Korrekt avlesning på riktig tid; færre feil, bedre omdømme, spart tid.  

Periode: 2020

Tiltaksnr i strategi: 2

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Chatfunksjon for Rus og Psykisk helsetjeneste

En chattefunksjon for rus og psykisk helsetjeneste har som beskrevet i tabellen mange fordeler. Dersom tjenesten skal implementeres vil det måtte bety endret arbeidsmåte gjennom at noen alltid/ i åpningstid skal besvare chatten. Dersom implementering av SmartSam gir forventet effekt kan frigjort tid omdisponeres. Tiltaket settes ut i tid, i påvente av realisert gevinst fra andre tiltak. 

Gevinst: 

Bruker: 

  • Lavere terskel for å ta kontakt,
  • Økt tilgjengelighet og trygghet

Ansatt:

  • Treffer flere brukere,
  • Tidlig kontakt,
  • Raskere innsats,
  • Fange opp endringer raskere

Periode: 2020

Tiltaksnr i strategi: 7

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Fraværsregistrering via app, oppvekst

I dag utføres fraværsmarkering på manuelle lister, som lærerne tar med seg på kontoret og fører inn i arkivsystemet. I tilfeller må dette gjøres flere ganger pr dag. Listene blir en risiko for at taushetsbelagt info kommer ut. Arbeidsmåten og tidsbruken utgjør i seg selv en risiko for at rutinene ikke blir fulgt opp. En funksjonalitet for enkel digital fraværsregistrering vil både kunne forenkle rutinene og øke sikkerheten i arbeidet. 

Kostnad: Ukjent

Gevinst: 

  • Spart tid
  • Sanntidsregistrering
  • Korrekt/ fullstendig utfylling
  • Sikker lagring 

Periode: 2020

Tiltaksnr i strategi: 7

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Open source

Open Source-format betyr at kildekoden, eller «programmeringsspråket», er gjort tilgjengelig for alle.  Åpen kildekode gjør at flere aktører kunne tilby tjenester tilpasset eksisterende programvare/funksjonalitet, det vil kunne forenkle integrasjoner, redusere kostnader og øke endringstakten.

Kvalitative gevinster: 

  • Fleksibilitet i valg av leverandør,
  • Lette muligheten for integrasjoner

Kvantitative gevinster:

  • Redusere årlige vedlikeholdskostnader: Mer enn 1 mill NKR (anslag).  

Tiltaksnr i strategi: 1

Integrasjoner

Integrasjon betyr å få to systemer til å snakke sammen. Programmet kan gjøre oppslag, eller overføre data til et annet system, enten automatisk eller når brukeren ber om det. Integrasjoner mellom systemer, mot offentlige registre og nasjonale felleskomponenter gjør at man i mindre grad må dobbeltregistrere data. Alle fagsystemer trenger en indikator, enten i form av en matrikkel, personnummer, saksnr etc. På indikatorene er det oftest et sett opplysninger som trengs i flere system, og det er stor besparelse om disse ikke må tastes inn manuelt. (IKT16)

Noen programleverandører tilbyr integrasjoner mot andre programmer, både egeneide og «konkurrenter» som en standardfunksjonalitet, andre bygger opp en integrasjon på bestilling fra hver enkelt kommune. Slike bestillinger tar tid og ressurs å utforme, igangsette og teste både for IKT og tjenesteenheten som bestiller. Kommunen ønsker derfor å øve påtrykk mot leverandøren, alene eller sammen med andre kommuner, for å få flest mulig standardiserte integrasjoner. Dette er også kriterier som bør vektlegges i anskaffelsesprosesser. (IKT17)

Integrasjoner reduserer faren for tastefeil, saksbehandlingsfeil og øker effektiviteten på tjenesten. Man må også her være obs på reglene i personvernforordningen.   

Gevinst: 

  • Gjenbruk av data
  • Kvalitetssikre brukeropplysninger
  • Spart tid 

Tiltaksnr i strategi: 2

Tiltaket er finansiert ved hjelp av tjenesteenhetenes egne budsjettrammer.

Skifte av tynnklienter innen Helse og omsorg

Investering i ny Citrix-klientplattform hadde egen bevilgning i økonomiplanen for 2017 og ble innkjøpt og installert høsten 2017. Utfordringen er å tilpasse plattformen til alle kommunens fagsystem og integrasjoner med eksterne driftsleverandører. NAV, Barnevern og flere enkeltbrukere har gått over på ny plattform med positive resultater. De som pr i dag bruker det gamle Citrix-miljøet forventes å være over på ny plattform innen utgangen av 2018. For å komme i land med tiltaket innen frist er det ønskelig å bruke av digitaliseringsmidlene for å investere i nødvendige tynnklienter.

Kostnad:

  • Egeninnsats (utskifting av klienter og tilpassing av plattform): 100 timer 
  • Klientutstyr: 100 000,-

Gevinst: Enstarta kommunikasjonsform, mindre ventetid, lavere terskel for å spørre om hjelp, mer presis og effektiv samhandling med innbygger

Periode: 2017 - 2018

Tiltaksnr i strategi: 1 - 6

Tiltaket er finansiert over avsatte digitaliseringsmidler (2018 - 2020)

Status: 

Tynnklientene er innkjøpt, men utfordring med pålogging til helsenett gjør at det ikke er implementert i helse og omsorg. 

8 hovedpunkt fra vår digitaliseringsstrategi:

  1. Fulldigital kommuneforvaltning.
  2. Aktivt utnytte digitalisering i tjenesteproduksjon.
  3. Alle ansatte skal ha en definert digital kompetanse.
  4. Digitale læremidler og verktøy i den daglige opplæringen.
  5. Velferdsteknologi for å øke tjenestekvalitet, egenmestring av egen livssituasjon og kunne bo lengre hjemme
  6. Brukernes behov settes i sentrum.
  7. Innbyggerdialog gjennom digitale kanaler.
  8. Ledelsesforankret internkontroll og styringssystem.